Как подключить ЭДО: подробная инструкция от эксперта

Электронный документооборот позволяет отправлять и получать в электронной форме документы от контрагентов, надзорных и государственных органов, а также между подразделениями организации. Подписанные электронной подписью документы приравнены в правах бумажным версиям, их проще получать и хранить, а подделать значительно сложнее. ЭДО во многом повышает скорость обмена данными, при этом в некоторых случаях является обязательным способом обмена первичными документами.

Понятие электронного документооборота

Для работы с электронными документами необходимы три составных части:

• электронная цифровая подпись для подтверждения подлинности документа;
• программа ЭДО для обработки документов: формирования, заверения, отправки и получения;
• оператор ЭДО — аккредитованная ФНС компания, которая пересылает документы и гарантирует их безопасность и юридическую силу.

Виды электронного документооборота:

• официальный канал сдачи отчетности и направления информации в государственные органы;
• внешний для обмена договорами, актами, счетами и иными форматами с контрагентами. Правила такого ЭДО регулируются нормами законодательства;
• внутреннее движение документов в компании среди филиалов, отделов и сотрудников. Регулируется положениями внутри компании и собственными правилами взаимодействия между подразделениями.

Этапы электронного документооборота включают:

1. Создание и отправку документа.
2. Проверка оператором документа на соответствие формату и наличие реквизитов.
3. Получение и подписание документа партнером.
4. Возврат подписанного документа.

Применение системы ЭДО позволяет сократить время на обмен документами и сэкономить затраты на изготовление и доставку бумажных экземпляров. Цифровой сервис обеспечивает сохранность всех версий документа.

Функции системы ЭДО

Система позволяет создавать документы разными способами: добавить с устройства, выгрузить из модуля учета, изготовить новый по шаблону или с чистого листа. Программа дает подсказки по заполнению и формированию электронной версии и проверяет файл на корректность перед отправкой.

Все документы хранятся на облачных серверах, что обеспечивает их полную сохранность и невозможность утраты. В сервисе ЭДО встроена функция маршрутизации документов — автоматическое перенаправление входящей информации в нужное подразделение или конкретному сотруднику. Такой процесс ускоряет согласование документов внутри организации.

Отправка отчетов, писем и иных сведений в контролирующие органы происходит согласно требованиям законодательства. Программа электронного документооборота помогает сверять взаиморасчеты с контрагентами, что особенно актуально при большом количестве партнеров и значительном количестве операций. Обмен данными между разными операторами ЭДО происходит через роуминг, который настраивается для конкретного контрагента.

Кто обязан использовать ЭДО

Компании и индивидуальные предприниматели обязаны использовать электронный документооборот в следующих случаях:

• При сотрудничестве с маркетплейсами Ozon, Яндекс Маркет, Wildberries.
• При производстве и продаже маркированных товаров, учитываемых в системе «Честный знак».
• При участии в системе государственных закупок по закону 44-ФЗ как заказчик и как поставщик.
• При продаже товаров животного происхождения в целях оформления ветеринарных документов в системе «Меркурий».

Использование ЭДО в других направлениях не является обязательным, но может упростить и организовать документооборот с клиентами.

Преимущества внедрения ЭДО

В качестве главной причины внедрения ЭДО чаще всего выступает желание сократить расходы: на изготовление документов, почтовые затраты, обеспечение систематизации и хранения бумаг.
Подключение электронного документооборота дополнительно дает многие преимущества:

• Повышение эффективности работы и ускорение взаимодействия между подразделениями компании за счет автоматизации и унификации процессов;
• Обеспечение постоянного доступа в электронный архив документов и его бессрочное хранение без дополнительных затрат;
• Организация взаимодействия с надзорными органами;
• Соблюдение законодательства при работе с маркированными товарами и при проведении госзакупок;
• Контроль пути следования документа и его статуса;
• Снижение вероятности ошибок в официальных отчетах и учетных документах.

Минусы ЭДО

Переход на ЭДО требует финансовых затрат на приобретение и установку программного обеспечения, а также времени на обучение сотрудников.
Если контрагент не перешел на электронный документооборот, то работу с ним придется вести и в бумажном, и в цифровом формате.
Внедрение ЭДО экономически оправдано для компаний с большим количеством счетов-фактур, наличием подразделений и контрагентов из разных регионов, значительным количеством бумажных элементов.
Для малого бизнеса рекомендуется посчитать эффективность подключения ЭДО на калькуляторе официального сайта ФНС.

Как правильно и быстро подключить систему электронного документооборота

Для корректной работы через систему электронного документооборота необходимо провести подготовительную работу внутри компании, а затем подключить и настроить программное обеспечение.

План подключения ЭДО:

1. Разработать внутренний нормативный документ с описанием схемы электронного документооборота, полномочиями сотрудников по составлению и подписанию документов, порядка взаимодействия между подразделениями.
2. Оформить электронную подпись для руководителя и сотрудников. Для полноценной работы с электронными документами необходима усиленная квалифицированная электронная подпись. Руководитель или ИП может получить ЭП в налоговом органе, а другим пользователям ЭДО потребуется обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минцифры РФ.
3. Определиться со способом работы сервиса электронного обмена документами. Для небольших объемов достаточно онлайн-версии программы, а при количестве документов более 100 штук в месяц рекомендуется интегрировать ЭДО в бухгалтерскую систему 1С.
4. Найти подходящего оператора ЭДО, заключить договор и получить доступ к личному кабинету.
5. Настроить программу, установить сертификат электронной подписи и привязать его к учетной записи.
6. Сообщить контрагентам о начале взаимодействия через электронный документооборот и пригласить их к сотрудничеству.

Выгода от использования ЭДО будет ощутима при переходе на него максимального количества партнеров.

Что нужно изменить в учетной политике при переходе на ЭДО

Положения учетной политики должны обеспечить электронным документам идентичность в правах с бумажными экземплярами.
Необходимо зафиксировать:

• возможность обмена документами по ЭДО;
• перечень документов, которые допускается передавать в электронном виде;
• вид используемой электронной подписи и список сотрудников с указанием уровня права доступа в систему;
• обязанность подразделениям применять цифровые форматы.

Как выбрать оператора ЭДО

Перечень операторов ЭДО, аккредитованных налоговой службой, находится на сайте ведомства. Предприниматель может выбрать любого провайдера, исходя из своих предпочтений.
На что рекомендуется обратить внимание:

• наличие лицензии на работу со всем диапазоном направлений ЭДО, установленных законом;
• продолжительность работы на рынке;
• количество подключенных компаний;
• доступные отзывы об операторе;
• клиентский сервис: время работы, каналы связи, быстрота ответа;
• соответствие предлагаемого функционала запросам компании;
• удобство и понятность пользования платформой;
• возможность проведения обучения сотрудников;
• возможность интеграции в бухгалтерский учетный модуль и совместимость с управленческой программой;
• стоимость подключения и ежемесячный тариф за обслуживание;
• поддержка роуминга и возможность трансформации данных;
• гарантии безопасности информации.

При выборе оператора ЭДО особое внимание стоит уделить проверенным решениям с широкой интеграцией, надежной технической поддержкой и полным соответствием требованиям российского законодательства. Наиболее востребованным и рекомендуемым решением для бизнеса всех масштабов является ЭДО Контур.Диадок — сервис, аккредитованный ФНС России, поддерживающий все форматы первичных документов, обмен с маркетплейсами, системами «Честный ЗНАК» и «Меркурий», а также госзакупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Благодаря глубокой интеграции с 1С, простоте настройки и развитому роумингу, Контур.Диадок обеспечивает быстрое подключение, стабильную работу и юридическую значимость всех документов, что делает его оптимальным выбором для компаний, стремящихся к надежному и эффективному электронному документообороту.

Кроме того, первые 25 документов на месяц работы с сервисом Контур.Диадок доступны без оплаты