Ведение воинского учета

1. Введение
2. В чем состоит воинский учет
3. Кто обязан вести воинский учет
4. Как правильно организовать воинский учет в компании
5. Ответственность за нарушение ведения воинского учета
6. Кто контролирует и проверяет ведение воинского учета
7. Автоматизация воинского учета
8. Заключение

Введение

Ведение обязательного воинского учета сотрудников возложено на все организации через действие Федерального Закона от 28.03.1998 №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

Как правильно систематизировать воинский учет на своем предприятии, кто должен нести ответственность, а также не пропустить сроки и состав отчетности, направляемой в военкоматы – об этом читайте в нашей подробной статье.

В чем состоит воинский учет

Воинский учет в общегосударственном масштабе представляет собой регистрацию населения призывного и мобилизационного возраста. Такие масштабные сведения аккумулируются в интересах комплектования Вооруженных Сил РФ.

Организация всех аспектов воинского учета возложена на военные комиссариаты, собирающие и обобщающие сведения о жизни военнообязанных граждан. Полученная информация призвана обеспечивать планирование призыва, проведение сборов, учет резервистов и находящихся в запасе. Государственные органы власти осуществляют дополнительно учет гражданских специалистов и руководителей, их приписку к стратегическим предприятиям.

Кто обязан вести воинский учет

Ведение первичного воинского учета возложено на все организации невзирая на вид собственности и масштабы деятельности. Никаких преференций по отраслям или для мелкого бизнеса закон не предоставляет. В настоящее время лишь индивидуальные предприниматели не попали под бдительное око военных комиссаров, однако изменения в этой сфере вполне ожидаемы. Наемные работники ИП занимают большую долю в трудоспособном населении страны.

Воинский учет требуется организовать на предприятии при наличии хотя бы одного трудоустроенного призывника или военнообязанного. При этом военкомат не оставит своим пристальным вниманием ни одну компанию, работающую на подведомственной ему территории. Для этого сначала надо получить в местном органе самоуправления регистрационный номер, а далее уже направиться в военный комиссариат.

Воинский учет подразделяется на два вида: общий и специальный. Как правило, компания занимается общим воинским учетом и о других видах даже не задумывается. Специальный учет положен для сотрудников, имеющих бронь на период объявления мобилизации или военного положения, за ними закрепляется определенная должность. При переводе человека на другую строчку штатного расписания бронь с его снимается.

Распространенное мнение о равенстве брони и отсрочки не является истинным. Отсрочка не включается в специальный учет, так как ограничена по сроку и прикреплена к конкретному призывнику или мобилизованному, а не к занимаемым им рабочим местом.

Как правильно организовать воинский учет в компании

Безукоризненный воинский учет - большой и тщательно регламентированный пласт работы на предприятии. Для подробного анализа и подсчета сотрудников и составления воинской отчетности компания создает отдельный документооборот. Военные комиссариаты требуют предоставления данных о составе военнообязанных по нормативно установленным формам и в строго определенные сроки.

Постановка логичной и понятной системы воинского учета происходит в следующей последовательности.

Определение военнообязанных

Необходимо включать в воинский учет:

• призывников от 18 до 30 лет;
• граждан, отслуживших и направленных в запас;
• не служивших по причине отсрочки или прочим обстоятельствам мужчин после 30 лет;
• военнообязанных женщин;
• прошедших успешное обучение на специальных военных кафедрах или закончивших аккредитованные военные вузы;
• отслуживших необходимое время на альтернативной военной службе.

Не требуется вести учет в отношении:

• женщин, не обладающих военной специальностью;
• мужчин, негодных к несению воинской службе по состоянию здоровья;
• граждан РФ, уехавшие за границу на постоянной основе;
• офицеров СВР и ФСБ.

Возраст окончания воинского учета зависит от разряда военнообязанного, указанного в паспорте гражданина. Предельный лимит для работающих женщин составляет 50 лет, для мужчин 70 лет.

Определение ответственного за воинский учет и создание приказа

• Если списочный состав организации меньше 500 человек - хватает даже совместителя;
• При численности от 500 до 2000 человек в целях воинского учета разрешено иметь одного, но полноценного ответственного работника;
• Для организаций с количеством свыше 2000 и до 4000 работников требуется создание военно-учетного стола с двумя сотрудниками, а далее для каждых 3000 человек добавляется еще один специалист.

Кандидатуры ответственных сотрудников согласовываются с территориальным военным комиссариатом. Четкого списка требований к этой должности в законе не прописано, однако в течение первого года работы вновь назначенный военно-учетный специалист учету обязан пройти обучение, а затем регулярно раз в три года подтверждать свои знания через курсы повышения квалификации.

Надежное хранение документов воинского направления обеспечивает наличие отдельного помещения с сейфом. Назначение ответственного сотрудника производится приказом руководства, в котором также указывают лиц, способных его заменить на время отсутствия. Не забудьте добавить дополнительные обязанности в действующую должностную инструкцию работника.

Мероприятия по воинскому учету и даты их осуществления вносят в годовой план работы, документ утверждает руководитель фирмы.

Постановка организации на учет в военкомате

Военкомат берет на свой учет абсолютно все организации, если в списочной численности присутствуют есть военнообязанные сотрудники. Компания или ее головной офис подпадают под контроль по месту своей регистрации. При наличии иногородних филиалов или других обособленных подразделений нет необходимости дополнительно прикрепляться к местным военкоматам в каждом населенном пункте.

При отсутствии в числе сотрудников военнообязанных постановка на учет необязательна, однако рекомендуем сделать это, чтобы в случае аврала по началу воинского учета не нарушить сроки взаимодействия с военкоматом.

Четкого регламента для регистрации законодательно не прописано, рекомендуется сверить порядок и состав документов в территориальном военкомате.

Обязательны к предъявлению:

• копии документов об учреждении организации;
• карточка учета организации, известная как форма № 18;
• приказы о начале воинского учета, назначении ответственного должностного лица и утвержденный график мероприятий на год.

Сбор документов сотрудников

При приеме на работу кадровику необходимо проверить кандидата на отношение к установленной воинской обязанности. Первым делом нужно заглянуть на 13 страницу паспорта, где ставится отметка «Обязан исполнять воинскую обязанность». Среди подтверждающих документов может быть представлен военный билет, удостоверение призывника или заменяющее военный билет временное удостоверение (справка).

Если у соискателя отсутствуют документы о наличии или отсутствии воинской обязанности или статус его непонятен, работодателю рекомендуется самостоятельно уточнить информацию в военном комиссариате.

При выявлении в воинских документах частичных неточностей и необоснованных исправлений в срок не более пяти дней следует сообщить о данных фактах в военкомат.

В компании при начале работы военнообязанного сотрудника заводится “Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету” по форме № 10 на бланке и в электронном формате. Бумажный вариант карточки должен быть обязательно заверен подписью ответственного сотрудника в подтверждение сверки записей с первичными документами.

Информация в карточке учета актуализируется на постоянной основе. Изменение или новое дополнение сведений о сотруднике незамедлительно записывается в карточку и затем передается в военкомат в указанные сроки.

Организация документооборота по воинскому учету

Порядок осуществления отдельного документооборота по воинскому учету нормативно установлен Министерством обороны. Ведомство утверждает формы документов, правила их заполнения и способ хранения.

• план мероприятий по воинскому учету;
• журнал внутренних и внешних проверок;
• порядок делопроизводства по данному участку;
• картотеку военнообязанных сотрудников;
• внутренние нормативные и распорядительные документы.

Полученные от граждан документы личного воинского учета принимаются под расписку, при этом оформляется согласие на обработку и распространение персональных данных. Нарушение порядка работы с персональными данными чревато большими штрафами.

С даты получения в военкомате справки о постановке на учет руководство должно организовать отдельное место хранения документов и сведений воинского учета, поставить сейф или металлический шкаф с доступом к нему только указанного в приказе сотрудника.

Рекомендации по организации документооборота предлагают вести несколько видов папок с документами:

• нормативные и регламентирующие документы;
• общение и переписка с военкоматом;
• отчетность в контролирующие органы;
• картотека личных карточек.

Установлен следующий порядок ведения картотеки:

1. военнообязанные офицеры запаса;
2. военнообязанные в запасе солдаты, матросы и иные звания;
3. военнообязанные женщины;
4. призывники.

При количестве сотрудников более 500 человек выделяется участок картотеки для лиц с предписаниями о мобилизации, а также отдельный раздел для стоящих на учете без регистрации, а по месту пребывания.

При снятии сотрудника с воинского учета в связи с достижением предельного возраста или по иным причинам в карточке ставится соответствующая отметка, а после подтверждения данного факта военкоматом документ подлежит уничтожению.

Внутри разделов карточки располагаются по алфавиту. Сверку с военкоматом необходимо производить не реже раза в год с обязательной фиксацией факта в журнале записи проверок.

Взаимодействие с военкоматом

1. При появлении либо увольнении с работы военнообязанного сотрудника незамедлительно за пять дней сообщите по специальной форме.
2. При выявлении среди сотрудников не стоящих на учете военнообязанных или призывников информация должна быть отправлена в три рабочих дня.
3. Об изменении личных семейных или рабочих данных сотрудника компания информирует военкомат в течение пяти рабочих дней в виде уведомления, а сам работник лично доставляет установленный листок сообщения.
4. На подготовку ответа на запрос военного комиссара отведено две недели.
5. Ежегодно до конца года следует отправить в военкомат форму 18 “Карточку воинского учета организации” и обновленный план мероприятий по воинскому учету. Чтобы ничего не забыть и не перепутать, следует конкретно уточнить в местном органе точные сроки направления отчетности, а также необходимость подачи дополнительных сведений. По некоторым отчетам может не быть установленных форм. Увеличенное количество отчетов направляют, например, организации, осуществляющие бронирование работников.

Необходимо следить за своевременностью направления в военкомат актуальных данных о перемене лица, ответственного за воинский учет, обновлений во внутренних документах и иных сведений по сфере воинского учета.

Ответственность за нарушение ведения воинского учета

Общедоступной информации о количестве вынесенных штрафов нет, постановления военных комиссаров носят закрытый характер. Возможно только увидеть судебные процессы об оспаривании санкций или жалобах предпринимателей.

В связи с этим невозможно понять вероятность получения штрафа за конкретное нарушение или в своем населенном пункте. Выход один - тщательно соблюдать сроки и порядок передачи информации в военно-учетные органы.

• Опоздание по сроку передачи сведений о сотрудниках, подлежащих первоначальному воинскому учету – 40 000 - 50 000 руб для ответственного лица или руководителя и 350 000 – 400 000 руб для компании;
• Нарушение в сроке отправки сведений для ведения воинского учета - 40 000 - 50 000 руб для должностного лица;
• Игнорирование или просрочка с предоставлением других сведений, в том числе по запросу военкомата - 300 - 500 руб для руководства и 3 000 – 5 000 руб для компании;
• Неинформирование сотрудника о повестке либо не отпуск его в военкомат - 40 000 - 50 000 руб для ответственного лица или руководителя и 350 000 – 400 000 руб для компании;
• Непередача сотруднику повестки на мобилизацию либо не отпуск его в военкомат на сборы - 60 000 - 80 000 руб для ответственного лица или руководителя и 400 000 – 500 000 руб для компании.

Штрафы для компаний малого и среднего бизнеса составляют 50% от утвержденной законом величины в случае наличия компании в едином реестре МСБ.

Отметим некоторые штрафы для граждан:

• Неявка по повестке в военкомат без уважительной причины – 10 000 - 30 000 руб;
• Несообщение работодателю об изменении личных сведений – 1 000 - 5 000 руб;
• Несообщение сведений о выезде из РФ на срок более шести месяцев или въезде обратно – 5 000 - 15 000 руб;
• Несообщение о выезде с места жительства в период призыва – 10 000 = 20 000 руб;
• Уклонение от прохождения медицинской комиссии – 15 000 - 25 000 руб;
• Умышленная порча или искажение документов воинского учета – 3 000 - 5 000 руб.

Кто контролирует и проверяет ведение воинского учета

Установлена ежегодная периодичность проверки системы воинского учета в российских компаниях с численностью работающих свыше 500 человек, остальные предприятия подлежат проверке раз в три года. О планировании проверки в следующем году военкомат довести до сведения руководства компании до 31 декабря текущего года, и дополнительно уведомить за пять дней до ее начала.

Военный комиссариат вправе провести внеплановую проверку подведомственной организации.

В ходе проверочных мероприятий воинский учет в кадровой службе предприятия изучается на соблюдение требований закона в отношении:

• качества организации учета;
• достоверности списка военнообязанных на учете;
• актуальности сведений в карточках учета;
• выполнения воинских обязанностей гражданами.

Результаты проверки фиксируются в журнале, а выявленные после указания в итоговом акте передаются в вышестоящие органы. Далее принимается решение о вынесении наказания и привлечении к административной ответственности.

Автоматизация воинского учета

Такие системы выбирают из массива данных необходимые сведения по работникам и затем формируют все необходимые формы и отчеты:

• форма № 10;
• форма № 18;
• сведения о приеме и увольнении военнообязанных;
• списки для сверки;
• уведомления об перемене личных данных.

Реестр сотрудников, подлежащих воинскому учету, возможно сформировать в любое время и уточнить актуальность внесенных данных.

В 2024 году ожидается внедрение обмена информацией с военными органами в электронном виде через портал Госуслуги. Для выполнения это функции можно выпустить усиленную квалифицированную подпись для ответственного сотрудника по воинскому учету.

Закон не разрешает полностью передать ведение воинского учета на аутсорсинг без назначения ответственного лица на предприятии. Однако нет прямого запрета на оказание услуг по ведению воинского учета сторонними организациями в помощь штатному сотруднику. Можно заказывать во внешней компании разовые услуги или консультации по постановке и аудиту воинского учета.

Заключение

Размеры вновь введенных штрафов не позволят отдать эту работу на самотек или заниматься ей время от времени.

Выход - в постоянном мониторинге законодательства о воинском учете и внутреннем контроле за актуальностью сведений о военнообязанных сотрудниках.