Как провести инвентаризацию и верно применить ее результаты

12.10.2020

СОДЕРЖАНИЕ

 

Цели проведения инвентаризации

Инвентаризация: право или обязанность?

Сроки проведения инвентаризации

Порядок и способы проведения инвентаризации

Недостача или излишек: что предпринять?

Итоги инвентаризации

 

Цели проведения инвентаризации

Инвентаризация имущества организации – это проверка натурального наличия материальных активов и их соответствие данным учетных регистров. Их фактическое количество и состояние должны совпадать со сведениями, указанными в бухгалтерском балансе.

 

Несоответствие фактического и зафиксированных на бумаге количества и состояния основных средств, товарных запасов, денежных средств и других ценностей может возникнуть по разным причинам:

• объективные воздействия в виде потери при доставке, порчи во время хранения, климатические влияния посредством усушки, испарения;
• влияние злоупотреблений в учете вследствие неверных замеров, обвесов, хищений;
• ошибки при внесении первичных данных и последующих записей в бухгалтерские ведомости.

Не стоит пренебрегать важностью инвентаризации и превращать ее в формальность, лишь просто составив итоговые акты. Ведь при проверке можно получить неожиданные результаты, например, в виде излишка или недостачи имущества. Инвентаризация поможет оценить реальное состояние дел в компании, сопоставить с действительностью отраженную в учете задолженность, в целом проконтролировать и откорректировать учет активов.

Кроме того, только инвентаризация может подтвердить достоверность отчетности предприятия. Проверка товарно-материальных ценностей позволяет оценить условия хранения имущества, соблюдение порядка ведения документации, а внеплановый контроль является действенной мерой предотвращения нарушений и растрат.

 

Инвентаризация – право или обязанность?

Обязательность проведения инвентаризации зафиксирована в бухгалтерских нормативных документах. Ее должны проводить все организации, ведущие бухгалтерский учет, включая субъекты малого предпринимательства, независимо от применяемой системы налогообложения.

 

Основные обстоятельства, которые прямо указывают на необходимость пересчета имущества:

• составление годовой отчетности,
• смена материально – ответственных лиц,
• установление факта хищения имущества, его порчи или злоупотребления,
• в случаях произошедших стихийных бедствий или иных чрезвычайных ситуаций,
• при сдаче собственного имущества в аренду, выкупе или продаже,
• если организация реорганизуется или ликвидируется.

Руководство организации также может принять решение о дополнительных сроках инвентаризации. Если они будут приняты, то их нужно отразить в учетной политике, определить количество мероприятий, даты проведения, перечень проверяемых активов или обязательств в каждую из них.

 

На практике может возникнуть необходимость выборочной проверки отдельного вида имущества. Чаще всего проводятся внезапные ревизии наличных денежных средств как наиболее подверженные риску.

 

Предприятие обязано осуществлять инвентаризацию как принадлежавшего ему имущества, так арендованного либо находящегося на хранении. Процедура проводится по месту нахождения имущества и в обязательном присутствии материально ответственного лица.

Сроки проведения инвентаризации

В обязательном порядке выполняется ежегодная опись активов перед формированием отчетности за календарный год. При этом ревизию основных средств допускается проводить один раз в три года.

 

Под документальное оформление инвентаризации подпадает все принадлежащее организации имущество и все ее финансовые обязательства, находящиеся в каждом филиале или ином отдельном месте.

 

Обязательно производится проверка наличия основных средств, нематериальных активов, незавершенного производства, финансовых вложений, товаров и материалов, денежных средств и бланков строгой отчетности. Осуществляется контроль правильности состояния расчетов со всеми дебиторами и кредиторами, отражения резервов и предстоящих расходов.

 

Индивидуальные случаи проведения инвентаризации необходимы при возникновении фактов, требующих фиксирования материальных ценностей, если возникают сомнения в их наличии и исправности.

 

Порядок и способы реализации инвентаризации

В первую очередь необходимо правильно оформить начало проверки. Для этого издается приказ со сроками и причинами проведения мероприятия, видами анализируемых ценностей, а также составом лиц, которым поручено осуществить эти действия. В ревизионную комиссию обычно включают трех человек: представителя администрации, работника бухгалтерии и любого другого сотрудника. Как правило, проверяемые материально – ответственные лица не входят в данный состав, ибо не могут быть контролерами самих себя, но они обязаны присутствовать при работе инспектирующих.

 

Члены созданной комиссии до начала инвентаризации получают бухгалтерские учетные регистры с данными об актуальном наличии активов. Вместе этим комиссия также проверяет информацию о подтверждении прав собственности, технические паспорта и другие документы на принадлежащее компании имущество.

 

Процедура контроля наличия материальных ценностей проводится полным составом участников инвентаризационной комиссии путем пересчета, взвешивания либо иного измерения состава имущества. В процессе обязательно сверяются инвентаризационные номера, анализируется фактическое состояние объектов, возможность применения их для производственной деятельности. Если проверка занимает по времени несколько дней, то при оставлении места инвентаризации комиссия обязана опечатать его. Таким образом возможно избежать внесения несанкционированных исправлений в документы или изменений в состав проверяемого имущества.

Если активы не имеют вещественной формы – финансовые вложения, нематериальные активы – то комиссия подтверждает их наличие путем проверки документов, подтверждающих права организации на них.

 

Размеры дебиторской и кредиторской задолженностей контролируются через составление актов сверок с контрагентами и анализ договорных отношений.

 

Полученная в ходе данной работы информация о фактическом количестве и состоянии объектов заносится в инвентаризационные описи либо акты инвентаризации. Бланки и формы для оформления результатов инвентаризации унифицированы и отражают всю необходимую информацию для верной идентификации объекта контроля.

 

При контроле наличия основных средств, находящихся в аренде или на хранении, составляется индивидуальная опись с перечислением документов, на основании которых имущество находится в данном месте.

 

Если в процессе инвентаризации выявлено имущество, которое не может в дальнейшем использоваться в деятельности предприятия и не подлежит ремонту или восстановлению, то комиссия в своем акте указывает причины такого состояния.

 

Если в ходе проверки члены комиссии обнаруживают изменение назначение объекта основных средств, которое произошло после его реконструкции или восстановления, то в соответствующую опись следует занести обновленные сведения. Если в результате проведенных работ по реновации изменилась балансовая стоимость имущества, а комиссия выяснила отсутствие данных корректировок в бухгалтерском учете, то необходимо данный факт также зафиксировать в описи.

 

Следующим этапом является сверка полученных результатов с учетными сведениями и фиксирование фактических результатов осмотра. При обнаружении излишков или недостачи по такому виду имущества составляется сличительная ведомость.

 

Обнаружившиеся факты несоответствия фактических и бухгалтерских данных отражаются в итоговом акте с указанием предложений по устранению возникшей ситуации. В конечном документе должны расписаться все члены комиссии и лица, проходившие проверку.

 

Окончательно результаты инвентаризации оформляются протоколом заседания инвентаризационной комиссии, который вместе с ведомостями направляется руководству организации для принятия мер по итогам проверки.

 

Недостача или излишек: что предпринять?

Последним шагом инвентаризации требуется принять меры к устранению несоответствий в наличном и бумажном учете.

 

С одной стороны, проще справиться с излишком имущества – следует принять его на баланс с отражением доходов, которые будут включаться в налогооблагаемую базу. Материальные ценности следует отразить по рыночной стоимости. Подтвердить размер такой стоимости организация может либо самостоятельно по справке, составленной на основании доступной информации, либо отчетом независимого оценщика, если имущество достаточно сложное для анализа.

 

А вот недостачу ценностей оформить сложнее. Необходимо сначала найти виновное лицо и затем уже определить способ возмещения убытка – либо это делает установленный человек, либо организация списывает отсутствие имущества на свои расходы.

Когда установлено лицо, виновное в возникновении недостачи, то оно может признатьсуммы ущерба и возместить его добровольно, или организация будет обращаться в суд о принудительном взыскании с него суммы отсутствующего имущества.

С другой стороны, наличие неучтенного имущества свидетельствует о нарушении порядка оприходования активов, то есть косвенно об ошибках системы, в то время как недостача – это вина конкретного сотрудника.

 

При выявлении в ходе инвентаризации неликвидных материалов, товаров, имущества, их также следует списать на расходы как невозможные к реализации или эксплуатации.

Итоги инвентаризации

Законодательство не предусматривает ответственности за непроведение инвентаризации. Однако если налоговая инспекция в ходе проведения проверки обнаружит неучтенное имущество или выявит иные расхождения фактических и учетных данных, то может предъявить компании штраф за искажение бухгалтерской отчетности.

 

Если на предприятии нет возможности провести инвентаризацию собственными силами, то вполне возможно привлечение сторонних специалистов. Независимые эксперты проведут объективную оценку, не утаивая неприятных фактов, а ответственные работники организации не будут отвлекаться от своих трудовых обязанностей. Также можно рассмотреть возможность автоматизации процесса оформления результатов инвентаризации.

 

По окончании инвентаризации будет логично провести некоторый анализ полученных результатов. Исходя из составленных актов можно сделать выводы о достоинствах или недостатках учета и хранения имущества, физическом состоянии, правильности способов его применения в деятельности организации. Полученная информация способствует упорядочиванию процессов производства, оптимизации имущественных отношений, снижению затрат и корректировке учета активов.

 

Анна Солодченко, руководитель направления «Инвентаризация»