Электронный документооборот в бухгалтерии: что это и как внедрить ЭДО в компании

1. Принципы ЭДО
2. Преимущества ЭДО
3. Когда компании следует задуматься об ЭДО
4. Как подготовить компанию к ЭДО
5. Виды документов, передаваемых по ЭДО
6. Совмещение бумажного и электронного документооборота
7. Операторы ЭДО

Классическая картина, которая возникает при слове бухгалтерия — столы, заваленные бумагами и ряды шкафов с толстыми папками. Однако современные технологии документооборота позволяют значительно уменьшить объем бумажной документации и сократить количество печатных договоров. Внедрение электронного документооборота переводит обмен счетами и актами с контрагентами в режим онлайн, чем значительно сокращает время на рутинные операции и повышает точность учета.

Принципы ЭДО

• Федеральный закон РФ №63-ФЗ от 06.04.2011 года «Об электронной подписи» подтверждает легитимность визирования документов электронной подписью.
• Федеральный закон РФ №402-ФЗ от 06.12.2011 года закрепляет способ ведения первичных учетных документов в электронной форме.
• Налоговый Кодекс РФ (статья 169) и Приказ Минфина №14Н от 05.02.2021 года устанавливают требования к составлению электронных счетов-фактур.
• Гражданский Кодекс РФ (статья 160) разрешает совершать сделки с подписанием электронными средствами.

Организация ЭДО должна проводиться со соблюдением следующих принципов:

• Защита информации — передача данных по зашифрованным каналам связи с использованием надежных серверов.
• Единый подход к оформлению документов - позволяет пользователям работать с информацией без дополнительного обучения, быстро находить нужные данные.
• Прозрачность данных — параметры документа, время его создания и изменения, имя подписанта доступны для анализа и дальнейшей корректировки деятельности.
• Непрерывность — автоматизация маршрутов движения и система оповещения о статусе документов.

Преимущества ЭДО

С увеличением масштабов документооборота ведение и обработка данных ручным способом ведет к росту рисков ошибок внесения в систему учета, дублирования и утери бумажных документов. Длительность прохождения стадий подготовки, отправки и подписания, невозможность отследить путь движения бумажных носителей, необходимость больших помещений для хранения, сложность поиска в архиве — вот только часть проблем, которые успешно решает внедрение электронного документооборота.

1. Мгновенная отправка документов, прозрачность времени подготовки и подписания.
2. Минимизация расходов на печать и почтовые отправления.
3. Сохранность и защита данных в облачном хранилище.
4. Быстрый поиск по реквизитам, подготовка отчетов и аналитических данных
5. Однократная регистрация, исключение дублей, оперативное исправление ошибок.
6. Отсутствие расхождений с контрагентами.
7. Доступ к документам из любой точки мира.
8. Фиксация истории работы с документом: время, дата, пользователь.
9. Увеличение оборотов компании, рост доходов.

Операторы ЭДО обеспечивают конфиденциальность данных, гарантируют соблюдение законодательства в отношении единства форматов документов и защиты каналов связи, помогают наладить быстрый обмен электронными документами с контрагентами.

Когда компании следует задуматься об ЭДО

Бухгалтерское делопроизводство в конкретной компании построено на основании требований законодательства с учетом особенностей деятельности, отраженных во внутренних нормативных актах.

Общие требования к этапам документооборота:

• Создание первичных бухгалтерских документов на основе произошедших операций и событий;
• Внесение документов в автоматизированную систему, регистрация и присвоение реквизитов;
• Передача на обработку в подразделения, сотрудникам или контрагентам;
• Завершение процесса путем архивирования документа или отправки на хранение.

• Количество задач и поступающих документов постоянно растет,
• Участились утери бумажных экземпляров, случаи дублей и ошибок;
• Нет возможности выявить виновных;
• Процесс подписания и визирования длится долгое время;
• Затраты на изготовление, обработку и хранение бумажных носителей составляют значительную долю расходов.

Внедрение ЭДО одновременно решает несколько задач: снижает риски ошибок, увеличивает скорость обработки документов, упрощает поиск и ведение аналитики.

Как подготовить компанию к ЭДО

Какой оператор ЭДО подойдет

1. Определите задачи, которые будет решать внедрение электронных документов, изучите предлагаемые функции, возможности интеграции в систему учета. 

2. Сравните стоимость подключения и обслуживания.

3. Проверьте соответствие оператора требованиям законодательства и его нахождение в едином реестре.

Приобретение электронной подписи

Есть разные виды электронных подписей, но для подписания документов рекомендуется получить квалифицированную электронную подпись, которая юридически равна собственноручной визе.

КЭП — это электронный ключ, созданный специальным криптографическим способом. Электронную подпись для руководителя компании выдают удостоверяющие центры ФНС. Сотрудники компании для подписания рабочих документов оформляют ЭП физического лица и предоставляют оператору ЭДО машиночитаемую доверенность.

Квалифицированная электронная подпись организации состоит из сертификата ключа, записанного на usb-носитель, и пакета программного обеспечения, устанавливаемого на компьютер. Документ, подписанный такой подписью, обладает той же юридической силой, что и подписанный на бумаге. Действие ключа электронной подписи ограничено по времени, поэтому периодически её нужно будет перевыпускать.

Некоторым кажется, что оформить ЭЦП — это целый квест, но по факту получить электронную подпись совсем несложно, это делается буквально за три шага, нужно только знать установленный государственными органами порядок.

1. Сначала нужно купить сам носитель электронной подписи — USB-токен формата Type-A, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России. Звучит устрашающе, но внешне это устройство выглядит как обычная флэшка. Купить такой токен можно почти в любом магазине электроники.
2. Дальше нужно записаться на приём в вашу налоговую либо просто приехать туда без записи, если, конечно, речь не идёт о периоде сдаче отчётности.
3. В офисе налоговой проверят ваши документы и запишут электронную подпись (ЭЦП) на носитель, который вы им предоставили. С этого момента подписью можно пользоваться.

Установка ПО

Операторы ЭДО предлагают несколько вариантов использования программного обеспечения:

• работа в веб-версии в текущем браузере с использованием КЭП на отдельном носителе;
• интеграция в учетную систему с автоматической загрузкой документов;
• мобильное приложения для оперативной деятельности.

Специалисты оператора ЭДО проводят обучение сотрудников компании и помогают в составлении внутренних инструкций.

Сообщение контрагентам об обмене документов через ЭДО

Уведомить контрагентов о переходе на электронный формат обмена документами можно через e-mail, телефонный звонок, либо направить информацию прямо в сервисе. Для интеграции данных с другим оператором ЭДО может понадобиться подключение роуминга.

Виды документов, передаваемых по ЭДО

• товарный и кассовый чек;
• акт выполненных работ;
• счет и накладная;
• договор;
• бланк строгой отчетности.

Формализованные документы обязаны составляться по утвержденным формам, а, например, неформализованные могут иметь свободный набор реквизитов.

Договоры

Правила составления договоров идентичны бумажным вариантам, а сроки подписания в ЭДО значительно сокращены.

Первичные бухгалтерские документы

Первичка в виде счетов-фактур и УПД формируется в 1С или иной учетной программе и передается путем ЭДО через специальный модуль.

Отчетность

Компании с определенными параметрами численности персонала обязаны передавать отчетность в ФНС и иные контролирующие органы только в электронном формате. За направление сведений на бумажных носителях предусмотрены штрафные санкции.

Совмещение бумажного и электронного документооборота

Определенные документы согласно требованиям законодательства передаются только по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде. Если ваши контрагенты не перешли на ЭДО полностью или частично, то учет некоторых операций остается на бумажных носителях.

Операторы ЭДО

Лидеры среди операторов ЭДО:

Для выбора подходящего оператора рекомендуется проанализировать потребности своих бизнес-процессов и оценить возможности их реализации у разных компаний. Следует учесть масштабы автоматизируемой деятельности, возможность интеграции программного обеспечения, наличие демо-версии, гибкость настройки тарифных планов. Иногда решающую роль может сыграть самый понятный интерфейс или просто более отзывчивый менеджер по продажам.

Как правило, крупные компании используют несколько операторов ЭДО, но если вы только планируете внедрение электронного документооборота, то мы рекомендуем начинать с Контур.Диадок. У этого оператора, пожалуй, наиболее понятный и дружелюбный к новичкам интерфейс, и, что немаловажно, есть пробный период для новых клиентов — 25 исходящих документов на 30 дней бесплатно.