Бухгалтерия на аутсоре: кому это может быть интересно?

Начнём с расшифровки термина. Аутсорс — слово, заимствованное из английского языка, а конкретно от словосочетания out sourse — «внешний источник». Смысл понятия прост —  передача выполнения каких-то функций или задач за пределы организации. В случае с бухгалтерским аутсорсом речь идёт о передача ведения бухгалтерского учета сторонней организации.

Важный момент: аутсорс часто путают с привлечением «внештатника» — стороннего бухгалтера, приглашённого для решения конкретных задач. Это ошибка: аутсорсинг решает задачи бизнеса на постоянной основе, внештатный бухгалтер разово.

Бухгалтерия на аутсорсе: что это?

Бухгалтер на аутсорсе делает то же самое, что классический штатный сотрудник: ведёт учёт доход и расходов, занимается начислением заработной платы, готовит и сдаёт отчеты в налоговую инспекцию, словом, занимается всей финансовой документацией. Перед предпринимателем, который выходит за пределы понятия «самозанятость», и начинает заниматься собственно бизнесом, встаёт вопрос организации бухгалтерского учёта. В России делать это можно несколькими способами:

1. Считать всё самостоятельно с помощью одного из многочисленных селф-серфисов — платформ, предлагающих инструменты для ведения учёта, но не отвечающих за то, как предприниматель будет это делать.
2. Взять в штат сотрудника либо создать целый отдел, если речь о крупном бизнесе. В теории, если штатный бухгалтер ошибётся и вам  «прилетит штраф» от налоговой, то с работника можно взыскать убыток. 
3. Передать бухучёт на аутсорсинг в специализированную фирму. Большинство таких организаций берут на себя финансовую ответственность, если клиент понёс убытки в результате бухгалтерской ошибки.

Выбор способа организации бухгалтерского учёта во многом зависит от масштаба и специфики бизнеса. Например, ИП без работников на упрощённой системе налогообложения в большинстве случае способен самостоятельно произвести нужные расчёты. Крупная компания с солидным документооборотом скорее всего будет содержать собственный штат бухгалтеров. Однако для большинства предприятий малого и среднего бизнеса оптимально работать со сторонним подрядчиком, и вот почему.

Снижение расходов

Даже один штатный бухгалтер — это значительные ежемесячные расходы. И это не только заработная плата, которая, кстати, у высококвалифицированных специалистов не маленькая, но и дополнительные платежи:

• НДФЛ — 13% от зарплаты;
• Страховые взносы — 30 % от зарплаты:
• Организация рабочего места;
• Покупка программного обеспечения;
• Покупка доступов в информационные базы;
• Больничные, отпуска и т.д.
• В случае с бухгалтерией на аутсорсе вы платите фиксированную сумму в месяц, и больше ни о чём не переживаете в части платежей. 

ИП Иванова долгое время вёла бухгалтерию самостоятельно, но в какой-то момент перестала справляться и была вынуждена нанять бухгалтера Елену.

В первый месяц пришлось потратиться на обустройство рабочего места бухгалтера и купить ей рабочий ноутбук. Более-менее сносная модель обошлась в 45 000 рублей. Через две недели выяснилось, что Елене нужен большой монитор, потому что ей нужно было работать с гигантскими таблицами в Excel. Докупили и монитор (ещё 17 300). На разные бытовые мелочи и канцелярию ушло 3 000 рублей. 

Таким образом, в самый первый месяц бухгалтер обошёлся:

• Зарплата — 35 0000 рублей
• НДФЛ — 4 550 рублей
• Страховые взносы — 10 500 рублей
• Покупка ноутбука — 45 000 рублей (к этим тратам ИП Иванова была готова)
• Покупка монитора — 17 300 рублей (к этим тратам ИП Иванова не была готова)
• Покупка канцелярии и мелкой электроники — около 3 000 рублей.

Итого: 115 350 рублей.

 Посчитав свои расходы за месяц, ИП Иванова несколько приуныла, ведь бухгалтер на аутсорсе по тарифу «Комлексный сервис» обошёлся бы ей всего в 2800 рублей в месяц.

Высокий профессионализм

Дело в том, что в бухгалтерских компаниях непрофессионалы обычно просто не задерживаются. Нагрузка высокая, объём работы большой, ответственность тоже не маленькая, в общем, «слабачков» там не держат. Если штатный бухгалтер может 20 лет просидеть на «первичке», то у специалистов из аутсорсинговых компаний почти всегда обширный опыт в разных сферах бухучёта.

Ответственность за работу

Здесь всё просто — взыскать со штатного бухгалтера ущёрб, понесённый компаний в результате ошибки в расчётах, теоретически можно, но только если речь идёт о главбухе или его заместителях (ст. 243 ТК РФ). С обычного бухгалтера взыскать такой ущерб, который может быть значительным, практически нереально. 

Серьёзная аутсорсинговая фирма берёт на себя полную материальную ответственность в случае ущёрба, понесённого в результате ошибки своего сотрудника. Соответственно, и контроль за работой бухгалтеров внутри аутсорсинговых компаний поставлен на серьёзный уровень, терять деньги не хочет никто.

Минусы бухгалтерии на аутсорсе

Конечно, хотелось бы, чтобы бухгалтерия на аутсорсе была волшебной палочкой-выручалочкой, но нет. Минусы здесь тоже есть, впрочем, в сравнении с плюсами, не такие значительные. Тем не менее знать о них необходимо.

1. Общение с бухгалтером на аутсорсе происходит только по телефону или через переписку. Если для вас важен личный контакт, то придётся либо смириться с таким форматом общения, либо платить штатнику, который будет присутствовать в офисе с девяти до шести.
2. Крупному предприятию с большим количеством ежедневных операций лучше всё же организовать собственную бухгалтерию. Здесь важна скорость взаимодействие и глубокое понимание специфики бизнеса, что не всегда получается реализовать при удалённой работе.
3. Есть риск утечки информации, если вам попадётся недобросовестный либо просто неосторожный подрядчик. Впрочем, та же проблема есть и со штатными работниками, но это тема для отдельной статьи.

Как выбрать правильную аутсорсинговую компанию?

Услуги по ведению бухучёта предоставляются многими фирмами, работающими как на федеральном, так и на региональном уровне. Причём для ведение такой деятельности не нужна государственная лицензия, и в этом кроется ещё одна проблема аутсорса — гарантия оказания качественных услуг. Как же выбрать правильного подрядчика? Вот несколько простых советов.

1. Обратите внимание на опыт работы. Длительный срок нахождения на рынке — хороший сигнал, сфера отличается высокой конкуренцией, слабые специалисты здесь долго не протянут.
2. Изучите сертификаты и дипломы, обычно их размещают на сайтах. 
3. Поинтересуйтесь, сколько клиентов сопровождает каждый специалист. Слишком большая нагрузка ведёт к снижению качества работы. Косвенно на такую практику могут указывать цены на услуги значительно ниже рынка. Чтобы заработать нормальную зарплату специалисту придётся брать много клиентов.
4. Прочитайте договор, а лучше покажите его юристам. Особенно внимательно изучите раздел, посвящённый ответственности. Некоторые фирмы ограничивают размер возмещения суммой оплаты за свои услуги.
5. Изучите отзывы, но не сайте компании, а на сторонних ресурсах. Негатива от клиентов избежать не может ни одна организация, но если его слишком много, это повод задуматься. Исключительно положительные отзывы так же настораживают, они могут быть ненастоящими.

В любом случае, решение о том, вести ли бухучет самостоятельно, брать сотрудника в штат или отдать эту задачу на сторону принимать только вам. Главное подходить к вопросу серьёзно и взвешенно, и обязательно делать расчёты.