Аутсорсинг бухгалтерии — есть ли в нем выгода для бизнеса

Оптимизация финансовых потоков — одна из главных задач бизнеса, которую успешно решает делегирование непрофильных процессов внешним профессионалам. Наиболее часто на аутсорсинг передается ведение бухгалтерии как участок с большим объемом разнообразных и сложных задач. К тому же законодатели постоянно вносят изменения в правила ведения бухгалтерского и налогового учета, что требует высокой квалификации и оперативного мышления от сотрудников.

Что такое аутсорсинг бухгалтерии

Аутсорсинг бухгалтерии — это передача работы по бухгалтерскому учету от штатного бухгалтера внешней профессиональной компании. Простыми словами, аутсорсингом является привлечение внешних исполнителей для осуществления какой-либо части деятельности организации.

Бухгалтерский аутсорсинг могут выполнять частные приходящие бухгалтера, бухгалтерские компании разного масштаба, аудиторские фирмы, банковские приложения и специализированные онлайн-ресурсы. Крупная аутсорсинговая компания имеет в штате бухгалтеров для различных участков работы, финансистов, аудиторов и юристов.

Кому подойдет бухгалтерский аутсорсинг

Предприниматели обращаются к бухгалтерскому аутсорсингу во многих случаях:

• на старте деятельности в компании нет бухгалтера в штате или недостаточно объема работ для его полной загрузки, при этом собственник бизнеса не планирует заниматься учетом самостоятельно;
• в период роста объемов и расширения направлений деятельности, когда штат бухгалтерии не справляется с количеством операций, внешним исполнителям можно передать часть участков работы;
• в случае необходимости консультации или аудита по сложным вопросам бухгалтерского учета;
• когда для решения проблемы требуется несколько специалистов, которых нет в штате либо квалификации своих сотрудников недостаточно, то аутсорсинговая компания предоставит целую команду из бухгалтеров, юристов, налоговых консультантов и других профессионалов;
• руководитель придерживается принципов использования аутсорсинга для повышения эффективности деятельности.

Какие проблемы решает аутсорсинг бухгалтерии

В качестве первой причины перехода на аутсорсинг чаще всего называют стремление снизить расходы, заменить одного бухгалтера или весь отдел на услуги внешней компании. Если считать только ФОТ, то услуги бухгалтерской фирмы могут быть сравнимы со штатным расписанием. Однако в этом случае предприниматель получает экономию на косвенных затратах в виде организации рабочих мест, обновлению ПО, обучения сотрудников, документообороту по кадрам. Договор с бухгалтерской фирмой снимает с руководителя заботы по замене бухгалтера в случае болезни или отпуска.

Для малого и среднего бизнеса часто накладно содержать нескольких специалистов разных направлений, сотрудничество с внешними бухгалтерскими компаниями помогает оптимизировать расходы.

Иностранные компании, работающие в России, и, наоборот, отечественные фирмы с бизнесом в зарубежье, привлекают аутсорсинг как опытных специалистов по российскому и иностранному учету.

Компании, ведущие узкоспециализированную деятельность, обращаются к профессионалам из бухгалтерских компаний за знаниями специфического учета и законодательства.

Для обществ с несколькими учредителями рекомендуется найм независимого бухгалтера во избежание сговора и разногласий, а также прозрачности учета и равного доступа к нему всех лиц.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Компания может выбрать вид и объем бухгалтерского аутсорсинга исходя из своих потребностей и масштаба деятельности.

Бухгалтерские консультации

Разовые консультации необходимы финансовому директору или главному бухгалтеру для решения конкретной сложной или узкоспециализированной задачи. Зачастую это вопросы применения налогового законодательства или подготовка сделки на нестандартных условиях.

Мнение независимого эксперта важно для оценки деятельности штатной бухгалтерии, а также в случае отсутствия единого мнения руководства по какому-либо вопросу учета, отчетности или налогообложения.

Специалисты аутсорсинговой компании отвечают на вопросы в рабочее время или в любой момент в зависимости от условий договора. Формат общения варьируется от письменных ответов на почту, в специальный чат, в мессенджер до устных встреч по телефону или на видеоконференции.

Аутсорсинг отдельных участков бухгалтерского учета

Выборочный аутсорсинг предполагает передачу внешнему исполнителю типовой работы, которая не требует высокой квалификации, но отнимает много времени. К таким операциям относятся расчет зарплаты, обработка авансовых отчетов, первичных документов, сверка взаиморасчетов по договорам.

Возможны и иные варианты — привлечение профессиональных бухгалтеров для решения сложных задач: внедрить автоматизацию учета, проверить правильность расчета налогов, внести массовые изменения в регистры или договора.

Для малого бизнеса популярна услуга главного бухгалтера на аутсорсинге. В этом случае первичная документация ведется на месте, внесение сведений в бухгалтерскую программу производят сотрудники компании, а внешний специалист осуществляет контроль и обработку данных. На аутсорс передаются функции ведения сводных регистров, налогового учета, составления и сдачи отчетности, а также взаимодействие с внешними надзорными органами. В этом случае клиент получает высококвалифицированного профессионала, который владеет современными навыками учета, имеет опыт и знания в бухгалтерском законодательстве, постоянно повышает свой уровень, не отвлекаясь на текучку и управление коллективом.

Вид и размер выборочного аутсорсинга определяется возможностями предпринимателя, его желанием передать трудоемкую работу или нестандартные вопросы. В любом случае конечной целью является высвобождение времени на приоритетные задачи.

Комплексный аутсорсинг бухгалтерии

При полном переходе бухгалтерского учета на аутсорсинг компания-подрядчик берет на себя все функции бухгалтерии. Внешние сотрудники производят оформление первичных документов, ведут учет заработной платы, рассчитывают налоги, сдают отчетность, проводят платежи через расчетный счет, осуществляют учет платежей с покупателями и поставщиками.

Отдельные специализированные услуги в виде разработки внутренних нормативных документов, выработки стратегии оптимизации расходов, составление финансовых планов указываются в договоре за дополнительную плату.

Аутсорсинговые компании предлагают выполнение смежных услуг:

• ведение учета кадров,
• юридическое сопровождение,
• регистрация нового бизнеса,
• консультации по выбору системы налогообложения,
• внедрение электронного документооборота;
• оптимизация налогов,
• управленческий учет.

Начальный пакет услуг для компаний на упрощенной системе налогообложения включает расчет налогов, подготовку и сдачу отчетности, дополнительные онлайн-консультации.

Отличия аутсорсинга от собственной бухгалтерии

Главной целью перевода бухгалтерии на аутсорсинг является минимизация рисков, качественная организация учета и оптимизация затрат для повышения эффективности работы всей компании. В совокупности эти факторы позволяют получить дополнительные преимущества перед конкурентами.

Профессиональная внешняя бухгалтерия значительно повышает качество учета, ускоряет расчет зарплаты, унифицирует регулярные операции, гарантирует правильность и своевременность сдачи отчетов и уплаты налогов. Возможность получения дополнительных услуг в виде инвентаризации задолженности перед дебиторами и кредиторами, составления налогового календаря, планирование финансовых потоков значительно повышают ценность аутсорса для бизнеса.

Комплексное бухгалтерское обслуживание снижает риски внезапного увольнения бухгалтера, отсутствует проблема нахождения учета в одних руках и с одним подходом. Аутсорсинговая компания несет ответственность за свои ошибки и покрывает финансовый ущерб, случившийся по ее вине. Отметим, что взыскать материальный ущерб со штатного бухгалтера весьма сложно.

Плюсы сотрудничества с аутсорсинговой компанией

Важные преимущества сотрудничества с аутсорсинговой бухгалтерской компанией:

1. Командная работа профессионалов. В аутсорсинговой компании в наличии специалисты со специализацией на разных областях учета, каждый занимается конкретным участком бухгалтерии. Вместо одного сотрудника с загрузкой множеством задач клиент получает опытных бухгалтеров, которые работают по четкому алгоритму, всегда в курсе изменений в законы, умеют использовать новые программы и методы. Постоянный внутренний контроль и высокая организация процессов на всех этапах работы уменьшает вероятность ошибок и штрафов.
2. Отсутствие проблем с кадрами. При работе с бухгалтерской компанией руководитель бизнеса снимает с себя риски человеческого фактора: уход на больничный во время отчетного периода, неожиданное увольнение бухгалтера, некому решить срочный вопрос во время отпуска сотрудника, сокрытие документов и доступа к базам данных. Исключается необходимость затрат времени на подбор и обучение сотрудников.
3. Уменьшение расходов. Штатному бухгалтеру необходимо платить заработную плату вне зависимости от загруженности и наличия рабочих задач. Компания несет накладные расходы в виде оплаты отпуска, страховых взносов, организации рабочего места и обеспечения условий труда. При обращении за бухгалтерским аутсорсингом клиент платит только за объем оказанных услуг.
4. Высокое качество и гарантия на услуги Аутсорсинговая компания несет финансовую ответственность за свою работу, в случае появления штрафных санкций компенсирует эти расходы клиенту за счет страхования.
5. Доступ к новым технологиям и методам работы. Надежные бухгалтерские компании постоянно совершенствуют бизнес-процессы и автоматизируют учет. Программное обеспечение своевременно обновляется и модернизируется под нормативные требования. Технологии защиты данных обеспечивают полную безопасность и конфиденциальность информации о деятельности клиентов.

Риски аутсорсинга

Переход от работы штатного бухгалтера к сотрудничеству с внешними исполнителями несет определенные риски, к которым нужно внимательно отнестись:

• Утечка данных. Во избежание разглашения конфиденциальной информации следует работать с крупными компаниями с надежной репутацией, у которых есть собственная служба безопасности.
• Потеря контроля. Может возникнуть при работе с частным фрилансером, который запросил небольшую оплату, но не принимает никаких гарантий. В договоре с внешним бухгалтером или аутсорсинговой фирмой следует прописать график предоставления отчетов о работе.
• Риск возникновения ошибок. Вероятность убытков от штрафов покрывается страхованием в договоре с аутсорсинговой фирмой, для частного бухгалтера рекомендуется письменно зафиксировать его материальную ответственность.
• Невнимательность к специфике бизнеса. Эта проблема решается сотрудничеством с крупной компанией, у которой есть специалисты по разным отраслям.
• Репутационный риск. Частые ошибки при работе с контрагентами могут испортить имидж компании, для этого следует проводить встречные проверки и регулярно запрашивать отчетность от подрядчика.
• Сложность коммуникации. Необходимо обозначить каналы и способы обмена информацией и документами.

Тщательный выбор бухгалтерской компании минимизирует риски, изучение рынка аутсорсинговых услуг поможет выбрать надежный вариант.

Как выбрать аутсорсинговую компанию

Передача бухгалтерии на аутсорс представляет важное стратегическое решение, которое во многом меняет привычную деятельность. Сотрудничество с бухгалтерской фирмой предполагает долгосрочное и комфортное взаимодействие, поэтому партнера следует выбирать очень внимательно.

Необходимо обратить внимание на наличие контроля за работой внешних бухгалтеров:

• постоянный доступ в базы данных;
• автоматизация контроля;
• личный кабинет с графиком задач и отметками о выполнении.

Надежность бухгалтерской фирмы показывают следующие признаки:

• Опыт работы и масштаб: при длительной работе и большом количестве сотрудников в компании выстроены устойчивые процессы и присутствует взаимозаменяемость сотрудников.
• Наличие рейтингов, сертификатов безопасности, страхования ответственности.
• Отзывы клиентов, кейсы, рекомендации.
• Подтверждение квалификации специалистов, наличие сотрудников разного профиля.
• Понятное и гибкое образование стоимости бухгалтерских услуг.
• Наличие работающего сайта и физического офиса.
• Указание в договоре на регламент оказания услуг: скорость ответа на запрос, возможность выезда на место, лимиты ответственности.

Все детали договора об оказании бухгалтерского аутсорсинга должны быть прописаны детально и подробно, с указанием сроков выполнения, сумм возмещения ущерба и периода гарантии.