Роуминг ЭДО — автоматический обмен данными с партнерами

Система электронного документооборота позволяет предпринимателям быстро обмениваться договорами, счетами и закрывающими документами. В России действуют несколько операторов ЭДО, которые работают на разном программном обеспечении. Для успешной коммуникации клиентов всех электронных систем существует роуминг.

Понятие роуминга ЭДО

Роуминг ЭДО — технология обмена электронными документами для компаний, которые используют разных операторов. Без наличия роуминга компаниям пришлось бы приобретать отдельное программное обеспечение под каждого своего контрагента, а затем конвертировать информацию в свою бухгалтерскую систему. Либо оставлять таких партнеров на бумажном документообороте, что потребует длительного времени на пересылку. Отметим, что работа с маркированными или прослеживаемыми товарами возможна только с применением ЭДО.

Все системы ЭДО работают по единым правилам, поэтому благодаря роумингу клиенты могут обмениваться данными со своими контрагентами совершенно свободно. Операторы используют стандартизированные шлюзы, которые направляют документы участнику ЭДО, используя его уникальный идентификатор.

В общем виде роуминг выглядит так:

• формирование документов, подписание электронной подписью и отправка в своем сервисе;
• оператор отправителя пересылает данные оператору получателя;
• контрагент получает информацию в своей программе, визирует либо отклоняет документ, затем ответ уходит отправителю.

Вся процедура проходит в автоматическом режиме и занимает несколько секунд.

В обратную сторону система работает по тем же принципам, контрагент может направлять цифровые документы посредством роуминга.

Виды роуминга

Для работы в разных системах ЭДО существуют следующие виды роуминга:

• Автоматический роуминг работает без взаимодействия с оператором, система автоматически находит идентификатор контрагента после отправления ему приглашения. По такому виду работает большинство операторов ЭДО.
• При наличии установленной связи между операторами в некоторых случаях клиенту потребуется предварительная отправка приглашения получателю на взаимодействие в роуминге. Для полноценной работы необходимо дождаться подтверждения согласия контрагента на электронный обмен документами.
• Роуминг по заявке используется, если программа не смогла обработать приглашение либо для подключения контрагента требуются дополнительные документы. В этом случае оператору на проверку и согласование заявления требуется некоторое время.

Плюсы и минусы роуминга

Преимущества:

• Работа в своем интерфейсе, все документы находятся в одной программе.
• Экономия средств и времени на обучение, нет надобности приобретать несколько программ и обучать сотрудников.
• Высокая скорость обмена информацией.

Вместе с тем роуминг не лишен ряда минусов:

• Часть операторов не взаимодействует между собой.
• Необходимо отправлять приглашения перед первым направлением документов и ожидание подтверждения от контрагента. Передовые операторы автоматически создают заявку на сотрудничество партнеру при первом контакте.
• Требуется подтверждать отправку подписанием с помощью КЭП.
• Документы сложного формата могут передаваться некорректно.

Как подключить роуминг ЭДО

При введении названия контрагента система подтягивает его идентификатор и оператора. Достаточно отправить в его адрес документ, приглашение на обмен данными чаще всего формируется автоматически. В редких случаях потребуется отправить отдельное письмо с просьбой присоединиться к взаимной электронной связи.

Операторы чаще всего не требуют дополнительной оплаты за обмен информацией с другими системами. Инструкции как подключить и настроить роуминг находятся в интерфейсе личного кабинета, система сама проводит пользователя по всем шагам. Далее передача документов происходит по обычным тарифам обмена информацией без каких-либо дополнительных действий.

Какие документы можно отправлять через роуминг

Закон разрешает отправлять через роуминг все финансовые документы. Визирование отправки квалифицированной электронной подписью приравнено в юридическом отношении к собственноручной подписи на бумажном экземпляре.

Виды документов в роуминге:

• договора и дополнительные соглашения;
• счета, счета-фактуры, транспортные накладные;
• акты выполненных работ, УПД, закрывающие документы;
• официальные письма;
• специальные отраслевые учетные и отчетные формы.

Не подлежат отправке в роуминге документы, содержащие персональные данные, а также внутренние документы организации. Такой документооборот проходит по отдельным каналам обмена информацией внутри компании.

Какие подписи нужны для роуминга

Документы в роуминге ЭДО необходимо подписывать специальной ЭП — усиленной квалифицированной электронной подписью. Кодовый ключ позволяет определить владельца документа и наличие изменений. Документ с КЭП дает полную юридическую силу.

Высокая степень защиты УКЭП гарантируется аккредитованным удостоверяющим центром, которому дано право на выпуск таких сертификатов. При создании ключа используются криптографические программы, которые исключают возможность подделки.

Как в роуминге отправлять МЧД

При подписании электронных документов можно использовать машиночитаемую доверенность как при пересылке документов внутри одного оператора, так и при использовании роуминга ЭДО. Большинство операторов поддерживает такой формат документов.

Возможность трехстороннего роуминга

Для проведения роуминга с несколькими сторонами необходимы следующие действия:

• настройка и согласование форматов документов;
• проверка совместимости программного обеспечения и роуминга;
• сверка тарифов и правил использования роуминга у всех участвующих операторов.

Международный роуминг

Международный роуминг происходит между клиентами одного оператора ЭДО. Для обмена юридическими и финансовыми документами необходимо подписать трехстороннее соглашение с оператором ЭДО, который работает в данной стране, и иностранной компанией. Такой вариант используют российские и зарубежные организации при взаимном обмене документами.

Трансграничный роуминг используют компании, работающие с разными операторами ЭДО. Этот вид взаимодействия работает с контрагентами в Беларуси, для его применения не требуется отдельный трехсторонний договор.

Начните работать с ЭДО в Контур.Диадок

Чтобы наладить быстрый и юридически значимый обмен документами с любыми контрагентами, подключите электронный документооборот в сервисе Контур.Диадок — сервис поддерживает автоматический роуминг с большинством операторов, помогает мгновенно найти партнёра по ИНН и начать обмен документами в несколько кликов, экономя время, бумагу и ресурсы вашей компании. Пробуйте сервис бесплатно — первые 25 документов на месяц работы доступны без оплаты.