Надежная защита Вашего бизнеса

Банк выдал корпоративную карту с привязкой к счёту ООО: в чем подвох?

Наша группа компаний помогает бизнесу решать проблемные вопросы с налоговыми органами. Иногда проблемы с ФНС возникают по ошибке, иногда по случайности или незнанию, но хуже вгего, когда они носят характер глупых, но очень болезненно-напряженных. И тогда клиенты говорят: знал бы, где упасть, соломку бы постелил.

 

Случай из практики

Директор, он же собственник одного ООО, очень часто ездил в командировки. Специфика деятельности такая. Банк предложил: зачем вы все время перечисляете себе деньги в подотчет, возьмите корпоративную карту.  Вещь очень удобная, не зависишь от бухгалтеров, если есть деньги на счете — значит есть и на карте.  Трать – не хочу. Ну директор и тратил. Заплатить в кафе – легко, в бане — легко, костюмчик себе прикупить — почему нет. Красивая жизнь показалась не такой красивой, когда пришел запрос с налогового органа — предоставить авансовые отчеты. С вопросом что же теперь делать, он пришел к нам.  Мы подготовили ответ, что денежные средства, потраченные на личные нужды с корпоративной карты, подотчетное лицо возместило в кассу Общества и разъяснили директору ООО, что нужно разграничивать личные деньги и деньги организации.  В данной статье мы собрали максимальную информацию о том, что такое корпоративная карта, как ей пользоваться, что нужно делать, чтобы потом не было мучительно больно.

 

корпоративная банковская карта

 

Корпоративная карта: что это?

Корпоративная карта — популярный среди предпринимателей банковский продукт. Этот удобный платежный инструмент по функционалу напоминает обычную персональную карту, но имеет некоторые ограничения и свои нюансы использования. С его помощью сотрудники организации могут совершать покупки для работодателя, пополнять счет и снимать наличные. При этом нет необходимости в немедленном оформлении отчетной документации, платежек и т.д.
Карта привязывается к счету юридического лица. Имеется возможность привязки нескольких карт, максимальное количество определяется банком. Предварительно компания заключает договор о выпуске карт(ы) и их (ее) дальнейшем обслуживании. В зависимости от банковской программы, бизнес-карта может быть дебетовой или кредитной, иметь льготы и скидки, бонусы за покупки. Самые популярные — овердрафт, кэшбэк, начисление процентов на остаток привязанного счета. Стоимость «пластика» начинается от 1 000 руб. в год.

 

Плюсы использования

 

Бизнес-карту используют для оплаты следующих расходов:

 

•    накладных (выплаты курьерам, службам доставки, почтовым службам и пр.);
•    представительских;
•    командировочных (включая приобретение авиа- и ж/д билетов);
•    проведения платежей поставщикам;
•    приобретения обучающих продуктов, программного обеспечения и канцелярии для офиса;
•    для снятия наличных.

 

При этом предприниматель четко контролирует траты благодаря смс-оповещениям, может заказать детализированную выписку, имеет круглосуточный доступ к денежным средствам. Из других плюсов можно назвать:

 

•    сокращение расходов на хранение и выдачу наличных, инкассацию;
•    возможность оплачивать покупки в Сети;
•    возможность быстрого и удобного пополнения счета организации;
•    отсутствие необходимости открытия валютного счета и покупки валюты для заграничных командировок (списание средств происходит с автопереводом в нужные денежные единицы по действующему курсу);
•    круглосуточный доступ к денежным средствам компании;
•    снижение риска хищения, утраты финансов (при утере карта легко блокируется).

 

С помощью «пластика» вы можете совершать платежи размером более 100 000 рублей, тем самым обходя указания Центробанка от 20.07.2007 (ограничение финансовых операций наличными между ООО). Кроме того, бизнес-карта — это подотчетные расходы, которые помогут уменьшить сумму налогового вычета.

 

Минусы

 

Если организация работает со стандартной системой с НДС или УСН 15%, то следует собирать все бумаги — чеки, накладные — эти расходы должны быть учтены при высчитывании налогов. Карту нельзя использовать для перечисления заработной платы работникам и для социальных выплат. Заграничные траты требуют подтверждения дополнительными документами: чеками из банкомата, слипами, инвойсами.

 

За снятие наличных взимается небольшая комиссия, зато процент значительно меньше, чем если бы вы использовали чековую книжку (размер зависит от условий конкретного банка). Безналичные покупки под 0%, но при переводе денежных средств на другой расчетный счет вам также придется заплатить небольшую сумму.

 

Есть некоторые сложности с налоговой проверкой. ФНС всегда обращает внимание на подобные траты и подтверждающую их документацию. Если появляются вопросы, налоговый служащий видит какие-либо разночтения, возможно начисление штрафов и пени.

 

блокировка корпоративной карты

 

Слишком частое снятие денег наличными привлекает внимание банковской организации. Относительно этого момента ЦБ РФ выпустил «Методические рекомендации», согласно которым банк должен насторожиться в случаях, когда:

 

•    обслуживаемый клиент снимает за неделю более 30% средств относительно общего оборота по его счетам;
•    срок регистрации юрлица менее двух лет;
•    клиент снимает средства, которые приходят от контрагентов, проводящих транзитные финансовые операции;
•    подобная деятельность клиента ведет к минимальной налоговой нагрузке либо вовсе избавляет от таковой.

 

Банк может заблокировать карту также при:

 

•    превышении лимита по снятию средств;
•    снятии более 100 000 рублей в месяц;
•    частых покупках у одного и того же лица, не имеющего отношения к деятельности фирмы;
•    при необоснованных переводах физическим лицам.

 

В этом случае обращаются в банк со всей документацией для тщательной проверки. Если претензии необоснованны, карту разблокируют.

 

Как получить корпортивную карту?

При наличии расчетного счета достаточно оформить заявление дистанционно, при помощи онлайн-банкинга. Обращаются обычно в банк, где уже есть расчетный счет ООО. Карту выдают спустя несколько дней, после чего производится установка подходящих лимитов на расходование и снятие средств. Лимит задает или сам клиент, или банк. Пользователем карты может быть директор, бухгалтер, сотрудники, часто выезжающие в командировки или закупающие товар для компании. Возможно оформление на конкретного человека (именная карта).

 

Если планируется заказ нескольких «пластиков», подается список сотрудников, с их заявлениями и доверенностью и необходимыми документами от компании (пакет требуемых бумаг может отличаться для разных банков). В некоторых организациях бизнес-карты выдаются бесплатно в требуемом объеме.

 

Как правильно пользоваться бизнес-картой

Картой, привязанной к расчетному счету, оплачивают только потребности фирмы: услуги, товары, работы, канцтовары, командировочные, офисную мебель и технику, горюче-смазочные материалы для авто и пр. Обязательно сохраняйте все квитанции и чеки, подтверждающие расходы — они потребуются во время сдачи авансового отчета. При покупке в Интернете подтверждением служит выписка из банка и объяснительная от сотрудника в письменном виде. Если работник снимает наличные, за них также следует отчитаться. Если часть снятых средств осталась непотраченной, деньги возвращают в бухгалтерию. Факт возврата фиксируется в приходном ордере бухгалтером. Бизнес-карту нельзя использовать для приобретения товаров в личных целях, для выплаты больничных, социальных пособий, заработной платы.

 

Как избежать проблем с налоговой

Целевые расходы, связанные с основной деятельностью компании, не вызывают вопросов у ФНС. Но если ваше ООО занимается сантехникой, а средства с карты потрачены на автозапчасти, ожидайте вызова в налоговую и даже потенциальной проверки. Этого не случится, если ремонтируемый транспорт состоит на балансе и необходим для поддержания деятельности компании. Это касается и сотовой связи, приобретения гаджетов, ПО — на них можно тратиться только исключительно в рамках рабочих нужд.

 

Важно грамотно разделить рабочие и личные траты, подтверждать все расходы документами, чтобы не пришлось объяснять налоговой, куда, на какие цели ушли деньги с карты. Если не учитывать личные затраты для уменьшения налогов, то ФНС не будет слишком придираться. А вот банки это не одобряют: если только снимать наличные и ничего не оплачивать по безналу, то карту, согласно 115-ФЗ, быстро заблокируют.

 

Бухгалтерский учет

Расходы отражаются в банковской выписке как выдача подотчетных средств. Их закрывают соответствующими документами в авансовом отчете. Основная проблема у бухгалтеров при формировании отчетности возникает с недостатком или оформлением нужных документов.

 

Что надо учитывать:

 

•    подтвердить расходы можно товарными и кассовыми чеками, накладными, бланками строгой отчетности, кассовыми ордерами, актами выполненных услуг, договорами;
•    все бумаги должны иметь дату, порядковый номер, реквизиты получателя, при необходимости подпись и печать;
•    документы следует предоставлять в бухгалтерию сразу после затрат;
•    документацию нужно своевременно и корректно отразить в учете и предоставить в ФНС.

 

Бизнес-карта — это мощный и удобный инструмент, способный при правильном использовании сэкономить массу времени и денег благодаря упрощению большинства платежных процессов. Учитывая повсеместный переход на электронный оборот средств, популяризацию безналичного расчета, можно считать, что этот продукт в ближайшем будущем прочно войдет в жизнь современного предпринимателя.
 

Оксана Козец, руководитель группы компаний «Финансовые эксперты»

У вас остались вопросы? задать вопрос
Контакты